Guía de administración
Configure Motrix Cloud desde cero. Esta guía cubre estructura de la organización, usuarios, flota, plantillas, flujos de servicio, módulos operativos y seguimiento continuo.
Visión general del sistema
Motrix Cloud utiliza una arquitectura multi-tenant. Cada organización mantiene sus datos completamente aislados del resto, lo que permite operar varias flotas sin mezclar registros.
Como Admin Global o Gestor de Flota, usted es responsable de configurar usuarios, cargar la flota, definir plantillas de mantenimiento e inspección, activar módulos operativos y establecer ventanas de alerta para que el sistema refleje la operación real.
Gestión de usuarios
Los nuevos usuarios se unen mediante el registro de prueba gratuita o a través de invitaciones por email desde la página de Miembros del Equipo. Motrix Cloud utiliza 6 roles con 22 permisos granulares:
- Admin Global — acceso a todas las empresas y funciones, sin restricciones. Panel de administración de plataforma.
- Gestor de Flota — acceso completo dentro de su empresa: los 22 permisos incluyendo flota, servicio, operaciones, reportes, despacho, taller y administración.
- Gerente de Departamento — acceso completo limitado a los departamentos asignados.
- Gerente de Taller — tablero de taller, bahías de servicio, órdenes de trabajo, inventario de piezas, seguimiento de tiempo.
- Despachador — despacho de viajes, asignación de conductores/vehículos, tablero de viajes.
- Conductor — registrar inspecciones DVIR, ver viajes asignados, actualizar estado de viajes.
Los roles son presets de permisos. Los Gestores de Flota pueden personalizar permisos individuales por usuario desde la página de Miembros del Equipo.
Navegación por rol
Motrix adapta la navegación según el rol del usuario. Gestores de Flota y Admins Globales ven toda la aplicación. Los Conductores reciben una vista simplificada enfocada en inspecciones.
Navegación de Gestor de Flota / Admin Global
- Dashboard — puntaje de salud de flota, tarjetas de estado, hub de reportes, alertas críticas y actividad reciente
- Fleet — Vehículos, Conductores, Asignaciones
- Service — Service Planner, Maintenance Records, Service Templates, Work Orders, Inspections
- Operations — Fuel Tracking, EV Charging, Budgets, Parts Inventory, Departments
- Reports — las 11 vistas analíticas integradas
- Menú de usuario — Perfil, Manage Companies, Alert Settings, Logout
Navegación del Conductor
- Dashboard — vista resumida del estado actual
- Inspections — historial y flujo de + New Inspection
- Menú de usuario — acciones personales de cuenta
Los Conductores no ven Fleet, Service, Operations, Reports ni Quick Log. En móvil, la navegación se reduce a tareas esenciales para acelerar el registro correcto de inspecciones.
Carga de flota
En el módulo de vehículos registre VIN, número interno, placa, tipo de combustible, fecha de compra, estado operativo, datos de seguro, vencimiento DOT y garantías. Esta información alimenta alertas, reportes y seguimiento de costos.
Agregar foto del vehículo ayuda a los conductores a confirmar que están inspeccionando la unidad correcta y mejora la claridad del registro visual.
Configuración de conductores
Los perfiles de conductor y las cuentas de usuario son conceptos relacionados pero distintos. Un conductor puede existir como registro operativo sin necesidad de tener acceso de inicio de sesión.
Capture nombre, contacto, licencia, clase, estado emisor y fecha de vencimiento. Esto permite activar alertas cuando la documentación se acerca a su fecha límite.
Plantillas de servicio e inspección
Configure primero las plantillas de mantenimiento preventivo y DVIR. Las plantillas permiten estandarizar el trabajo, mantener consistencia entre unidades y activar el planificador de servicio apenas la flota esté cargada.
Para flotas de paratránsito, conviene incluir equipo especializado como elevadores para silla de ruedas, rampas, aire acondicionado y elementos de accesibilidad en sus ciclos de inspección y servicio.
Órdenes de trabajo
Use Service > Work Orders para controlar reparaciones y seguimientos. Las órdenes pueden crearse manualmente o generarse automáticamente cuando una inspección DVIR reporta un defecto.
- Prioridad — normal o alta según la urgencia
- Estado — abierta, en progreso o completada
- Proveedor / técnico — responsable de la reparación
- Costos de mano de obra y piezas — usados en reportes y presupuestos
- Documentos — facturas, fotos y PDFs asociados al caso
Los defectos menores generan una orden de prioridad normal. Los defectos mayores sacan la unidad de servicio y crean una orden de prioridad alta hasta que la reparación se cierre.
Si su empresa usa el módulo de taller, la creación de órdenes también aprovecha la Asignación inteligente de bahía (Smart Bay Assignment) para sugerir la mejor bahía disponible según el tipo de trabajo.
Módulos operativos
El menú Operations concentra el control diario de costos, inventario y estructura operativa. Estos módulos alimentan el tablero, las alertas y los reportes.
Fuel Tracking
Registre fecha, proveedor, odómetro, galones, costo total y precio por galón. El MPG se calcula automáticamente y existe importación CSV para cargar historial masivo.
EV Charging
Use Operations > EV Charging para registrar sesiones de carga de unidades eléctricas, incluyendo ubicación, kWh, costo de sesión y odómetro al momento de la carga. Esto mantiene el costo energético visible junto con combustible y mantenimiento.
Budgets
Defina metas mensuales de gasto total, combustible, mantenimiento y reparaciones para comparar presupuesto vs. real en el tablero.
Parts Inventory
Controle piezas en stock y componentes de reemplazo. El inventario alimenta alertas por stock bajo, visibilidad de costos, referencia de garantía y el reporte de Piezas y Garantías.
Departments
Organice vehículos y gastos por unidad operativa o programa. Esto facilita revisar utilización, costos y mantenimiento por división.
Quick Log
El botón Quick Log (+) permite a Gestores de Flota y Admins Globales registrar combustible o mantenimiento sin abandonar la pantalla actual. Está oculto para Conductores.
Alertas y umbrales
Defina alertas por días y millaje para servicios próximos, inspecciones DOT, vencimientos de licencia, registros y otros hitos críticos. Un umbral bien ajustado reduce reacción tardía y trabajo correctivo de emergencia.
Las alertas aparecen en el tablero, el planificador de servicio, el correo diario (7:00 AM) y el resumen semanal de flota (lunes por la mañana con estadísticas de 7 días, costos, actividad de órdenes de trabajo y alertas que requieren acción).
Exportación CSV
Cada página principal de entidades incluye un botón verde Export CSV para exportar datos con un clic. Disponible para vehículos, conductores, órdenes de trabajo, combustible y mantenimiento. Todas las exportaciones son seguras contra inyección de fórmulas.
Tipos de alertas críticas
- Mantenimiento — servicios vencidos o próximos
- Cumplimiento — inspecciones DOT vencidas y licencias por expirar
- Garantías — coberturas OEM o por componente cercanas al vencimiento
- Inventario — piezas con stock bajo o agotado
- Órdenes de trabajo — tickets atrasados que siguen pendientes
Módulo de Despacho
Navegue a Dispatch > Trip Board para gestionar la programación de viajes de paratránsito. El módulo maneja creación de viajes, asignación de conductor/vehículo y seguimiento de estado en tiempo real.
- Ciclo de viaje — Programado → Asignado → Despachado → Completado (o Cancelado / No Show)
- Números de viaje automáticos — secuenciales por empresa por día (TRP-YYYYMMDD-NNN)
- Seguimiento de pasajeros — nombre, teléfono, cantidad, silla de ruedas, ayudas de movilidad, propósito del viaje
- Tablero de viajes — vista de calendario por intervalos de 30 minutos con tarjetas codificadas por color
- Mis Viajes (vista del conductor) — viajes de hoy con botones táctiles de Despachar/Cerrar
Gestión de Taller
Navegue a Shop > Shop Board para gestionar operaciones de mantenimiento interno. El módulo extiende las órdenes de trabajo con bahías de servicio, seguimiento de tiempo de técnicos y flujo de requisiciones de piezas.
- Tablero de Taller — cada bahía muestra la orden activa, vehículo, técnico y reloj en tiempo real
- Bahías de servicio — tipos Elevador, Plano, Foso, Lavado y Otro con liberación automática
- Asignación inteligente — sugiere la mejor bahía basada en 60+ palabras clave del tipo de trabajo
- Seguimiento de tiempo — reloj por técnico por orden de trabajo con inicio automático
- Requisiciones de piezas — solicitud, aprobación y emisión con ajuste automático de inventario
- Métricas del taller — trabajos completados, promedio por día, utilización de bahías y horas por técnico
Inspecciones PM (Mantenimiento Preventivo)
Inspecciones de mantenimiento preventivo realizadas por técnicos desde una Orden de Trabajo. Las inspecciones PM usan niveles cascada A/B/C con campos de medición, alertas automáticas por umbral y generación automática de órdenes de trabajo por defectos.
PM vs. DVIR
| Aspecto | DVIR | Inspección PM |
|---|---|---|
| Realizada por | Conductor | Técnico de taller |
| Punto de entrada | Inspecciones → Nueva inspección | Orden de trabajo → Registrar inspección PM |
| Tipos | Pre-viaje / Post-viaje | PM-A / PM-B / PM-C |
| Campos por ítem | Solo Pasa/Falla | Pasa/Falla + Numérico + Texto + Desplegable |
| Mediciones | No | Sí (grosor de frenos, profundidad de banda, voltaje, etc.) |
| Auto-marca por umbral | No | Sí (fuera de rango marca como defecto) |
| Vinculación a OT | Crea OT al detectar defecto | Se registra bajo OT padre; defectos crean OTs hijas |
Niveles PM (Cascada)
| Nivel | Alcance | Intervalo típico | Ítems |
|---|---|---|---|
| PM-A | Servicio básico | Cada 6,000 millas / 45–60 días | ~21 ítems (fluidos, filtros, inspección visual, ADA básico) |
| PM-B | Intermedio | Cada 12,000 millas / 90–120 días | PM-A + ~16 ítems (frenos, tren motriz, suspensión, eléctrico, HVAC) |
| PM-C | Servicio mayor | Cada 24,000–36,000 millas / anual | PM-A + PM-B + ~10 ítems (cambios de fluidos, chasis, bastidor, emisiones) |
Seleccionar PM-B incluye automáticamente todos los ítems de PM-A. Seleccionar PM-C incluye todos los ítems.
Registrar una inspección PM
- Abra una Orden de Trabajo y haga clic en Registrar inspección PM.
- Seleccione una plantilla PM y el nivel (A, B o C).
- Complete la lista de verificación — los ítems pueden ser pasa/falla, numéricos (con etiquetas de unidad y umbrales min/max) o desplegables (ej. Bueno/Regular/Malo/Reemplazar).
- Los valores numéricos fuera de rango se marcan automáticamente como defectos con advertencia "Fuera de especificación".
- Indique la severidad del defecto (Menor o Mayor), agregue notas y fotos (hasta 5 por defecto).
- Firme con el pad de firma en canvas y envíe.
Manejo de defectos PM
- Defectos menores: El vehículo permanece activo, se crea una Orden de Trabajo hija con prioridad normal.
- Defectos mayores: El vehículo se pone Fuera de Servicio, se crea una Orden de Trabajo hija con prioridad alta.
- Las Órdenes de Trabajo hijas incluyen valores de medición y enlace a la inspección PM.
- Las fotos de defectos se copian a la Orden de Trabajo hija como documentos.
Reporte de cumplimiento PM
El Reporte de Cumplimiento PM (accesible desde el menú Reportes) rastrea el cumplimiento de inspecciones de mantenimiento preventivo para auditorías FTA. Incluye:
- Tarjetas resumen: Total de inspecciones PM, tasa de aprobación, defectos encontrados, conteos PM-A/B/C
- Alerta de vehículos sin inspecciones PM en el período
- Tabla de historial de inspecciones PM con badges de nivel, resultados y enlaces a órdenes de trabajo
- Sección de mediciones fuera de especificación
- Desglose de carga de trabajo por técnico con tasas de aprobación
- Exportación PDF en formato paisaje
Reportes disponibles
Motrix incluye 11 reportes integrados accesibles desde el menú de Reportes. Todos los reportes están limitados a los datos de su empresa y soportan exportación PDF en un clic.
- Análisis de costos — desglose de costos por categoría, comparación por vehículo, tendencias mensuales y costo por milla.
- Desempeño de proveedores — trabajos realizados, tiempo promedio de inactividad, costo total y costo promedio por trabajo.
- Auditoría DVIR — tasas de aprobación/fallo, desglose de severidad (menor/mayor), detección de brechas de cumplimiento y tiempo de resolución. Exportación CSV para auditores.
- Piezas y garantías — seguimiento de componentes por vehículo, estado de garantía OEM y por componente, visualización de gasto por vehículo.
- Utilización de flota — tasas de utilización y disponibilidad por vehículo, días asignados, días inactivos y análisis de inactividad.
- Eficiencia de combustible — costo total, galones usados, MPG promedio de flota, tendencia mensual y análisis por vehículo.
- Planificador de servicio — vista imprimible de todo el mantenimiento próximo y vencido con indicadores de urgencia.
- Órdenes de trabajo por vehículo — volumen de órdenes, costos de mano de obra y piezas, y desglose de estado por vehículo.
- Historial de servicio — línea de tiempo unificada de mantenimiento y órdenes de trabajo por vehículo con costos y detalles.
- Labor de técnicos — carga de trabajo por técnico, tasas de completación, costos de mano de obra y tiempo promedio de resolución.
Consejos de administración
- Configure plantillas de servicio antes de cargar vehículos para que el planificador tenga estructura desde el primer día.
- Agregue VIN, foto y datos de garantía lo antes posible para evitar vacíos de seguimiento.
- Revise el tablero y las alertas al menos una vez por semana.
- Mantenga actualizado el inventario de piezas para que las alertas y el reporte de Piezas y Garantías sean realmente útiles.
- Capacite a Gestores de Flota y conductores sobre el flujo DVIR antes de pasar a producción.
- Use departamentos de forma consistente para que los reportes por programa o división tengan valor durante auditorías y revisión presupuestaria.
- Use soporte cuando un flujo operativo no esté claro o cuando detecte comportamiento inesperado.